+31 6 15138699
info@artexpo-amsterdam.com

Algemene voorwaarden

1. Algemeen
2. Aanmelden voor deelname
3. Annuleren van deelname
4. De expositie
5. Presentatiemogelijkheden & inrichting van de stands
6. Kwaliteit van de kunstwerken
7. Afleveren en ophalen
8. Verkoop van geëxposeerde werken
9. Vermeldingen van namen van exposerende kunstenaars en publicatie van afbeeldingen van werken
10. Verzekering
11. Kosten
12. Suggesties

13. Overige

1. Algemeen
a. ArtExpo Amsterdam vindt plaats,  31 oktober – 3 november 2019 dus ook tijdens de Museumnacht, Museumplein van Amsterdam ( tussen Rijksmuseum en vanGoghMuseum).
b. De organisatie van de ArtExpo Amsterdam is in handen van ArtExpo Amsterdam Kvk nummer

  • KVK 71029168
  • Vestigingsnr. 000039248739

, (hierna ‘de Organisatie’ genoemd), in samenwerking met de diverse organisaties. De algemene voorwaarden zijn tevens gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
c. De kosten voor huur, verwarming en schoonmaak van Museumplein, de basale inrichting van de expositie, de bemanning, verzending van persberichten, nieuwsbrieven en dergelijke, de bouw en het actueel houden van de website, het algemene management en beheer, de kaartverkoop, het drukwerk, de correspondentie, enzovoorts, enzovoorts, worden gedragen door de Organisatie.
d. Kunstenaars die zich tijdens ArtExpo Amsterdam willen presenteren, accepteren deze deelnamevoorwaarden volledig en onvoorwaardelijk.

2. Aanmelden voor deelname
a. Kunstenaars/ Galeries melden zich voor deelname aan bij ArtExpo Amsterdam met het aanmeldformulier dat onder de button ‘aanmelden’ op de website van de beurs staat.
b. Aanmeldingen voor deelname worden beoordeeld door een Ballotagecommissie en na goedkeuring, door de Organisatie per e-mail aan de kunstenaars/ Galeries die zich voor deelname hebben aangemeld, bevestigd.
c. Alle leden van de Ballotagecommissie zijn beroepsmatig en dagelijks betrokken bij beeldende kunst.
d. In eerste instantie vindt beoordeling van de aanmeldingen plaats door beoordeling van de kunstwerken die op de websites worden getoond die zich hebben aangemeld.
e. Als nadere informatie voor het oordeel van de Ballotagecommissie nodig is, kunnen deze opgevraagd worden.
f. In de regel verstrijken maximaal drie dagen tussen aanmelding en acceptatie voor deelname of weigering voor deelname.
g. Wanneer een aanmelding niet voor deelname wordt geaccepteerd, worden alle al betaalde kosten volledig terugbetaald. Uw deelname is definitief na de ontvangst van het inschrijfgeld.

3. Annuleren van deelname
a. Afmelding voor deelname moet schriftelijk. Afmelding wordt in de regel binnen vijf werkdagen door de Organisatie bevestigd.
b. Bij afmelding tot 4 maanden voor de beurs  is 30% van de totale deelnamekosten verschuldigd.
c. Bij afmelding tot 2 maanden voor de beurs  is 50% van de totale deelnamekosten verschuldigd.
d. Bij afmelding vanaf 2 maanden voor de beurs  zijn ongeacht de reden, de volledige deelnamekosten verschuldigd.
e. Wanneer een deelnemer, met of zonder afmelding, niet exposeert, zijn ongeacht de reden, ook de volledige deelnamekosten verschuldigd. Bij ziekte, aantoonbaar dat de kunstenaar géén gebruik kan maken van de beurs, volgt 100 % teruggave.

Mocht de beurs komen te vervallen, welke reden dan ook, dan ontvangt de exposant 100% van het betaalde bedrag retour alsmede het recht om voor 50% aan een volgende editie deel te nemen. Mocht het om welke reden dan ook worden uitgesteld, dan ontvangt de exposant de keuze uit de volgende edities het komend jaar alsmede deelname aan een edities naar keuze met een korting van 50%. Uitstellen wordt uitsluitend gedaan om zwaarwegende redenen!

4. De beurs
a. Deelnemers kunnen hun voorkeur voor een beursplaats aangeven; de Organisatie bepaalt definitief welke plaats de te exposeren werken in de beurshal krijgen.
b. Deelnemers mogen tijdens de beurs in de directe omgeving van hun geëxposeerde kunstwerken bezoekers te woord staan.
c. Deelnemers mogen folders, ansichtkaarten en/of visitekaartjes aan bezoekers afgeven. Ook mogen zij folders, ansichtkaarten en/of visitekaartjes op een door de Organisatie beschikbaar gesteld plateau leggen.

d. De tentoongestelde werken blijven eigendom van de exposant.

5. Presentatiemogelijkheden & inrichting van de stands
a. Iedere deelnemer krijgt een voor hem of haar gereserveerde expositieruimte in de vorm van een stand met harde wanden tot zijn of haar beschikking.
b. Een stand vergroten is niet mogelijk.
c. In de stand worden hangende werken met perlonkoorden, ophanghaken en verstelbare haakjes  bevestigd. Koorden en haakjes worden door de Organisatie beschikbaar gesteld.
d. Voor het gebruik van onder andere het presentatieplateau, de badge, de stand, ophangsystemen, een tafel en/of stoel en eventuele andere gehuurde extra’s, is geen borg verschuldigd.
e. Veroorzaakte schade, bijvoorbeeld aan de expositiewanden en/of gehuurde materialen, zal op de betreffende deelnemers verhaald worden.
f. Sokkels en eventuele andere attributen om staande of liggende driedimensionale werken te exposeren, moeten de deelnemers zelf meenemen ( in overleg)
g. Vanwege de gewenste rust en harmonie is het gebruiken van zelf meegebrachte lichtspots, stoelen en tafels niet toegestaan. U krijgt van ons stoelen en een tafel.
h. Het is zonder expliciete toestemming van de Organisatie niet toegestaan werken buiten de gehuurde standruimte te plaatsen of te hangen.
i. Nooit kan aan de buiten- en/of achterzijde van een stand gebruikt worden voor het exposeren van hangend werk.
j. De Organisatie geeft elke deelnemer kosteloos een laag A4 presentatieplateau in bruikleen
k. De Organisatie heeft in hoogte verstelbare tafels beschikbaar, kosteloos
l. Per stand zijn maximaal 1 tafel en 2 stoelen toegestaan.
m. Alleen in de stands zijn maximaal twee (extra) naamborden toegestaan. Een extra naamsaanduiding mag niet groter zijn dan 15 cm hoog en 40 cm breed.
n. Als de Organisatie zorgt voor naamsaanduiding op de stand, kunnen maximaal 25 letters en lettertekens op het naambord worden aangebracht. Als meer letters en lettertekens wenselijk zijn, moeten meer naamsborden gemaakt worden of moeten kleinere letters en lettertekens gebruikt worden. Voor extra naamborden zijn kosten verschuldigd.
o. De wanden van de stands zijn 2,5 meter hoog. Alle werken moeten in de breedte en diepte binnen de gehuurde expositieplek passen.
p. Er geldt minimale 10 cm tussenruimte tussen de te exposeren werken, museaal of in een blok waar 1 groot werk aansluit met kleiner werk.
q. Omwille van de rust in presentatie en een professionele uitstraling, is het niet toegestaan om 2D-werken op de vloer te plaatsen.
r. Het boven- en onder elkaar exposeren van werken is in overleg mogelijk.  U presenteert zich op de exclusieve locatie van Europe, tussen Musea. Omwille van de rust in presentatie en een professionele uitstraling heeft onze voorkeur museaal.
s. Het is niet toegestaan de stand tijdens openingstijden van de beurs te ontmantelen.

6. Kwaliteit van de kunstwerken

a. De deelnemers kunnen in overleg met organisatie bepalen welke werken geëxposeerd worden.
b. De te exposeren werken moeten droog (verf/lijm) zijn en in de werken mogen geen scherpe voorwerpen, giftige of anderszins gevaarlijke stoffen verwerkt zijn.
c. De te exposeren werken moeten volledig tentoonstellings klaar zijn, dat wil zeggen ingelijst (of opgespannen) en voorzien van een degelijk ophangsysteem of in geval van een sculptuur direct plaatsbaar.

7. Afleveren en ophalen
a. De stand moet op de dag voor de preview en opening binnen de daarvoor door de Organisatie aangegeven tijdsperiode worden ingericht. De tijden waarop de stand moet worden ingericht, worden ruim van tevoren aan de deelnemers bekend gemaakt.
b. Als het onmogelijk is om binnen deze tijdsperiode aanwezig te zijn even laten weten zodat er zo mogelijk rekening mee gehouden kan worden met de tijdsindeling. Buitenlandse exposanten ( internationale expositie) kunnen hun werk een week voor de expo, naar de locatie zenden ( in overleg)
c. Bij inrichting van de stand buiten de aangegeven tijdsperiode zijn geen extra kosten verbonden.
d. Niet verkochte kunstwerken moeten na afloop van de beurs, direct worden opgehaald.
e. Als de kunstwerken niet op de hiervoor aangegeven dag en tijd worden opgehaald, zijn bewaarkosten verschuldigd. Deze bedragen voor de eerste zeven kalenderdagen, ingaande op laatste beursdag € 10,- per werk per etmaal. Daarna € 5,- per werk per etmaal (bedragen zijn inclusief BTW).
f. Voor buitenlandse exposanten hebben wij terugzend service.

8. Verkoop van geëxposeerde werken
a. De geëxposeerde kunstwerken mogen te koop worden aangeboden en ter plekke of later worden verkocht.
b. U bepaalt zelf de verkoopprijs. Deze is inclusief 9% BTW en wordt door de kunstenaar bij voorkeur vermeld in de catalogus..
c. Bij verkoop is geen commissie aan de Organisatie verschuldigd.
d. Als een geëxposeerd werk verkocht is en direct door de koper wordt meegenomen, mag het vervangen worden door een ander werk dat door de Organisatie voor expositie op de beurs wordt geaccepteerd.
e. Als niet de deelnemer, maar de Organisatie een verkoop effectueert en/of afhandelt, zijn er ook geen kosten aan verbonden.

9. Vermeldingen van namen van exposerende kunstenaars en publicatie van afbeeldingen van werken
a. De Organisatie zal de namen van de exposerende kunstenaars op de door haar gewenste wijze en plaatsen vermelden.
b. Deze vermeldingen zijn voor de exposerende kunstenaars kosteloos, tenzij expliciet en vooraf anders is overeengekomen.
c. Exposerende kunstenaars verlenen de Organisatie het recht om afbeeldingen van hun werken zonder verdere toestemming en zonder vergoeding te gebruiken voor publicatie.

10. Verzekering
a. Als die wens door de exposerende kunstenaar is aangegeven, zijn de te exposeren werken op de dag voorafgaand aan deArtExpo Amsterdam en op de dagen van de ArtExpo Amsterdam zelf, verzekerd vanaf het moment van plaatsing in de stand tot het moment van verwijdering uit de stand.
b. Aan verzekering van de werken zijn geen kosten verbonden.
c. De Organisatie draagt geen aansprakelijkheid voor andere zaken dan de geëxposeerde kunstwerken en slechts voor zover deze door de verzekering zijn gedekt.
d. De polisvoorwaarden kunnen op aanvraag worden ingezien.

11. Kosten
a. Voor deelname aan ArtExpo Amsterdam zijn deelnamekosten verschuldigd. De deelnamekosten worden door de Organisatie aan de deelnemers bij aanmelding voor deelname bekend gemaakt. De deelnamekosten zijn afhankelijk van de grootte van de stand, inclusief verlichting, consumptiebonnen e.d. Lees op deze website welke extra’s u ontvangt. Het is niet alleen exposeren.
b. Er kan voor gekozen worden gebruik te maken van bepaalde extra diensten of producten. Kosten zijn veelal 0.
c. De factuur voor deelname moet binnen de gestelde termijn worden voldaan, behalve ingeval schriftelijk anders is overeengekomen. Ingeval betaling niet tijdig plaatsvindt is de Organisatie gerechtigd de incasso uit handen te geven waarbij de kosten de deelnemer ten laste vallen.
d. Alle in deze algemene voorwaarden vermelde bedragen zijn exclusief BTW, behalve wanneer anders is aangegeven.

12. Aansprakelijkheid, suggesties en klachten
a. De Organisatie streeft voortdurend naar verbetering van alle aspecten van de beurs en optimalisering van de dienstverlening aan de deelnemers en bezoekers. Suggesties voor verbetering van de dienstverlening door de deelnemers worden zeer op prijs gesteld en suggesties die leiden tot rendementsverbetering, meer bezoekers of lagere kosten, bijvoorbeeld door betere inkoop of minder personele lasten, worden bij uitvoering beloond met een deel van het voordeel.
b. Ondanks de grote zorg die besteed wordt aan het nakomen van gemaakte afspraken, kan het voorkomen dat de Organisatie een steek(je) laat vallen. Schriftelijk kenbaar gemaakte klachten worden tot twee weken na de beurs in behandeling genomen. In alle gevallen wordt binnen enkele dagen tot maximaal 1 week op een klacht gereageerd.
c. Nimmer zijn personen aansprakelijk voor handelen van de Organisatie. Ingeval van meningsverschillen, klachten en andere zaken die actueel kunnen zijn, moet de juridische entiteit waarbinnen de organisatie valt, aangesproken worden.
d. De aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot de som van de deelnamekosten.
e. De Organisatie is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook aan kunstwerken, op welk moment dan ook: niet tijdens de expositie, niet bij opslag en niet tijdens transport en evenmin op weg naar of op weg van de beurs. Voor schade aan en diefstal van de geëxposeerde kunstwerken kan een verzekering worden afgesloten.

13. Overige bepalingen
a. De Organisatie en de door haar ingeschakelde derden zijn niet aansprakelijk voor enige schade, direct en/of indirect, die voortvloeit uit of op enige andere wijze verband houdt met de opzet, verzorging en uitvoering van Art Expo Amsterdam. Ingeval werken door de Organisatie worden beschadigd, wordt de schade vergoed voor zover deze door de verzekering wordt gedekt.
b. Ondanks de zorg die de Organisatie aan het beheer van haar website(s) en de opzet, verzorging en uitvoering van Art Expo Amsterdam besteedt, is het mogelijk dat de verstrekte en/of weergegeven informatie onvolledig of onjuist is. Druk-, spel-, zet- of andere fouten in het door de Organisatie openbaar gemaakte materiaal, van welke aard dan ook, kunnen de Organisatie niet worden aangerekend en kunnen op geen enkele wijze een verplichting voor de Organisatie inhouden.
c. De Organisatie behoudt zich het recht voor om Art Expo Amsterdam, zonder voorafgaande kennisgeving, af te gelasten of uit te stellen, zonder dat zij op enige wijze tot schadevergoeding gehouden is jegens de deelnemers of derden. Bij afgelasting worden alle voor deelname betaalde kosten volledig terugbetaald. Als de beurs geannuleerd moet worden, verschoven of verkort, tengevolge van overmacht of onvoorziene omstandigheden, zoals brand, stormschade en terreurdreiging, kan de Organisatie onder geen omstandigheid verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen. Deelnemers kunnen in deze gevallen geen aanspraak maken op schadevergoeding of restitutie van voor deelname verschuldigde en/of betaalde bedragen. .
d. De bepalingen verwoord in deze deelnamevoorwaarden kunnen op elk moment zonder nadere aankondiging aangepast worden. Voor aanpassing gemaakte afspraken, blijven van kracht met de voor de aanpassing van toepassing zijnde condities. Organisatie houdt zich het recht toe om de deelname van een exposant alsnog te weigeren waarna de kosten in rekening worden gebracht. Een exposant die zijn deelname wenst te annuleren, dient dit te doen met zwaarwegende redenen en worden de gemaakte kosten in rekening gebracht.
e. Deze versie van de algemene bepalingen is van kracht met ingang van 1 mei 2017. De Nederlandse versie van de Algemene Voorwaarden is van toepassing op het evenement. Vertalingen dienen als leidraad voor hen die de Nederlandse taal niet machtig zijn.
f. In gevallen van meningsverschillen over de interpretatie van hetgeen in deze voorwaarden is vastgelegd, is het oordeel van de Organisatie bepalend.
g. In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, zal de Organisatie naar redelijkheid oordelen en handelen.
h. Op deze deelnamevoorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing.


De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam, 2017 en aangepast 1 juni 2019 en hierna wederom gedeponeerd.

Dutch NL English EN French FR German DE Italian IT Spanish ES